Hausverwaltung oder Selbstverwaltung – Was lohnt sich für Eigentümergemeinschaften heute?

Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist komplexer, als viele Eigentümer zunächst vermuten. Zwischen Instandhaltungsrücklagen, Eigentümerversammlungen, rechtssicherer Buchführung und der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben entsteht ein erheblicher Verwaltungsaufwand. Doch wer übernimmt diese Aufgaben? Lohnt sich die Beauftragung einer professionellen Hausverwaltung – oder ist die Selbstverwaltung eine praktikable Alternative? Dieser Beitrag zeigt die Unterschiede zwischen externer Hausverwaltung oder Selbstverwaltung, beleuchtet rechtliche Risiken, organisatorische Anforderungen und hilft mit Entscheidungshilfen und Praxisbeispielen, den passenden Weg für Ihre Eigentümergemeinschaft zu finden.

Was ist eine WEG?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) entsteht automatisch, wenn mehrere Parteien Eigentum an einzelnen Wohnungen innerhalb einer Immobilie besitzen. Die gesetzliche Grundlage bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG), das regelt, wie die Gemeinschaft ihre Angelegenheiten gemeinschaftlich und nach demokratischen Prinzipien organisiert.

Jede WEG muss Entscheidungen über:

• Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums
• Buchhaltung & Wirtschaftsplan
• Eigentümerversammlungen
• Abrechnung von Hausgeld

treffen – unabhängig davon, ob mit oder ohne externe Verwaltung.

Was bedeutet Selbstverwaltung?

Selbstverwaltung heißt, dass die Eigentümer einer WEG sich nicht an eine externe Hausverwaltung wenden, sondern alle organisatorischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Aufgaben eigenständig übernehmen. Dabei wird aus der Mitte der Eigentümer ein Verwalter gewählt (§ 26 Abs. 1 WEG), der die Verwaltungsaufgaben übernimmt.

Die Selbstverwaltung kann in zwei Formen auftreten:

• Einzelverwalter aus dem Kreis der Eigentümer
• Beirat als Gremium ohne formelle Verwalterstellung

Was auf den ersten Blick nach Kosteneinsparung klingt, bedeutet in der Praxis häufig hohen Aufwand, persönliche Haftung und Konfliktpotenzial.

Was macht eine professionelle Hausverwaltung?

Professionelle WEG-Verwalter übernehmen zentral folgende Aufgaben:

• Erstellung von Wirtschaftsplänen & Jahresabrechnungen
• Organisation und Leitung der Eigentümerversammlung
• Durchsetzung und Überwachung von Beschlüssen
• Instandhaltungsmanagement & Vergabe von Aufträgen
• Kommunikation mit Behörden, Dienstleistern und Eigentümern
• rechtssichere Umsetzung gesetzlicher Pflichten, z. B. aus dem reformierten WEG-Gesetz

Zudem verfügen professionelle Verwalter häufig über eine Zertifizierung gemäß § 26a WEG, was nach aktueller Gesetzeslage bei vielen Gemeinschaften verpflichtend ist.
Die BTN Immobilien GmbH besitzt diese Zertifizierung.

Rechtliche Unterschiede & Pflichten im Vergleich

Wirtschaftliche und organisatorische Aspekte

Während die Selbstverwaltung vermeintlich kostengünstiger wirkt, entstehen durch unprofessionelle oder fehlerhafte Durchführung teils deutlich höhere Folgekosten – etwa bei rechtlichen Auseinandersetzungen oder mangelhafter Instandhaltung.

Typische versteckte Kosten bei Selbstverwaltung:

• Kosten für juristische Beratung
• Aufwand für Schadensregulierung bei Fehlern
• Zusatzkosten bei Versammlungsversäumnissen oder falscher Abrechnung

Eine professionelle Hausverwaltung ist planbar kalkulierbar (zwischen 20–50 €/Einheit/Monat je nach WEG-Größe) und umfasst i. d. R. bereits Rechtssicherheit, digitale Tools und dauerhafte Erreichbarkeit.

Vorteile & Nachteile im Überblick

Vorteile der Selbstverwaltung:

• Geringere laufende Kosten
• Entscheidungswege intern und direkt
• Persönliches Engagement möglich

Nachteile der Selbstverwaltung:

• Hohes Konfliktpotenzial unter Miteigentümern
• Mangel an rechtlichem Fachwissen
• Keine rechtliche Absicherung
• Zeitintensiv & oft nicht praktikabel

Vorteile der professionellen Hausverwaltung:

• Rechtssicherheit und Erfahrung
• Objektivität bei Konflikten
• Entlastung der Eigentümer
• Digitale Tools & transparente Prozesse

Nachteile:

• Monatliche Verwaltervergütung
• Abhängigkeit vom Dienstleister (daher: gute Auswahl entscheidend!)

Praxisbeispiel: Selbstverwaltung mit Folgen

In einer kleinen WEG mit 6 Parteien übernahm ein engagierter Miteigentümer die Selbstverwaltung. Ohne buchhalterische Erfahrung wurden Rücklagen nicht korrekt gebildet, Jahresabrechnungen verspätet vorgelegt und Wartungsintervalle ignoriert. Ein Rohrbruch verursachte hohe Kosten, weil Versicherungsunterlagen nicht korrekt geführt wurden. Die Folge: Streit, Misstrauen und letztlich doppelte Kosten – durch Notfallmaßnahmen und später beauftragte externe Hausverwaltung.

Gesetzliche Fallstricke bei Selbstverwaltung

Gerade seit der WEG-Reform 2020 hat der Gesetzgeber Anforderungen an die Verwaltung verschärft:

• Seit dem 1. Dezember 2023 besteht ein individueller Anspruch jedes Eigentümers auf einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG.
• Haftung für Pflichtversäumnisse bei Eigentümerversammlungen, Beschlussumsetzungen, Abrechnung
• Datenschutz-, Versicherungs- und Vertragsrecht gelten vollumfänglich auch bei Selbstverwaltern

Diese Vorgaben sind nur mit juristischem Wissen und großer Sorgfalt erfüllbar – andernfalls drohen hohe Risiken.

Digitale Verwaltungstools – eine Lösung?

Moderne Tools können die Selbstverwaltung vereinfachen: Digitale WEG-Software bietet Funktionen zur Buchhaltung, Einladung zu Versammlungen, Dokumentenablage und Beschlusssammlung.

Allerdings ersetzen Tools keine Haftung oder Rechtssicherheit – sie sind nur unterstützend. Wer rechtlich korrekt agieren will, benötigt Fachkenntnis oder einen zertifizierten Partner.

Entscheidungshilfe: Ist Selbstverwaltung für Ihre WEG geeignet?

Fazit

Die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft ist anspruchsvoll – organisatorisch, rechtlich und zwischenmenschlich. Selbstverwaltung mag in kleinen, harmonischen Gemeinschaften mit hohem Engagement funktionieren, doch in der Praxis überwiegen die Risiken. Die rechtlichen Anforderungen und die Komplexität moderner Verwaltung machen eine professionelle, zertifizierte Hausverwaltung in den meisten Fällen zur sinnvolleren Wahl.

Sie sorgt für klare Strukturen, schützt vor rechtlichen Fehlern – und bewahrt die Gemeinschaft vor Konflikten. Wer auf Werterhalt, Rechtssicherheit und Ruhe setzen will, ist mit einem erfahrenen Partner wie BTN Immobilien gut beraten.

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FAQ – häufige Fragen zur WEG-Verwaltung

Tommy Naumann Geschäftsführer

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