Was darf ein WEG-Verwalter – und was nicht?
Die Rolle eines WEG-Verwalters ist komplex, rechtlich sensibel und für das Funktionieren einer Eigentümergemeinschaft essenziell. Doch viele Eigentümer stellen sich die Frage: Was darf ein WEG-Verwalter eigentlich – und wo liegen seine rechtlichen Grenzen? Dieser Beitrag liefert Ihnen einen umfassenden Überblick über Rechte, Pflichten und No-Gos eines WEG-Verwalters. Für Eigentümer ist dies besonders wichtig, um ihre Mitspracherechte zu kennen und unzulässige Entscheidungen zu erkennen.
Inhaltsverzeichnis
- Gesetzliche Grundlage: Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
- Was ein WEG-Verwalter darf: Rechte und Aufgaben
- Was ein WEG-Verwalter nicht darf: Grenzen und Missverständnisse
- Häufige Konflikte mit Verwaltern – und wie man sie löst
- Auf einen Blick: Was darf der Verwalter mit und ohne Beschluss?
- Checkliste für Eigentümer: Rechte & Pflichten im Blick behalten
- Praxiswissen: Der zertifizierte Verwalter gemäß §26a WEG
- FAQ: Häufige Fragen zur Rolle des Verwalters
- Fazit
Gesetzliche Grundlage: Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
Seit der WEG-Reform 2020 ist die Rolle des Verwalters klarer geregelt. Zentral ist dabei §26a WEG, der die Zertifizierungspflicht des Verwalters und die Anforderungen an seine Qualifikation beschreibt. Nur wer über die notwendige Sachkunde verfügt, darf die Rolle in einer WEG dauerhaft übernehmen.
Gleichzeitig hat der Gesetzgeber dem Verwalter mehr Handlungsspielraum eingeräumt – unter der Voraussetzung, dass er die Interessen der Gemeinschaft vertritt und Beschlüsse korrekt umsetzt.
Was ein WEG-Verwalter darf: Rechte und Aufgaben
Umsetzung von Beschlüssen
Der Verwalter ist verpflichtet, die in Eigentümerbeschlüssen gefassten Entscheidungen umzusetzen. Dazu zählen z. B. Instandhaltungsmaßnahmen, Verwalterwechsel, Budgetfreigaben oder bauliche Änderungen.
Vertretung der WEG nach außen
Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft gegenüber Dritten, z. B. Handwerkern, Versicherungen, Banken und Ämtern. Verträge dürfen nur im Rahmen der von der Gemeinschaft beschlossenen Zuständigkeiten abgeschlossen werden.
Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung
Mindestens einmal im Jahr muss eine ordnungsgemäße Versammlung einberufen und protokolliert werden. Der Verwalter ist für Einladung, Tagesordnung, Durchführung und Nachbereitung zuständig.
Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans
Der Verwalter kalkuliert erwartete Einnahmen und Ausgaben im Wirtschaftsplan und legt diesen der Eigentümerversammlung zur Abstimmung vor. Ebenso erstellt er die Jahresabrechnung transparent und nachvollziehbar.
Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
Er sorgt für Instandhaltung, Wartung, Versicherung und Modernisierung von gemeinschaftlich genutzten Bereichen wie Dach, Fassade oder Treppenhaus.
Verwaltung der Instandhaltungsrücklage
Zu den Pflichten gehört auch die ordnungsgemäße Buchung und Verwendung der Instandhaltungsrücklage. Der Verwalter muss diese getrennt verwalten und ihre Verwendung nur gemäß Beschluss tätigen.
Überwachung der Hausordnung
Der Verwalter darf bei wiederholten Verstößen gegen die Hausordnung (z. B. Lärmbelästigung) aktiv werden, etwa durch Abmahnungen oder die Organisation von Beschlüssen zur Durchsetzung gemeinschaftlicher Regeln.
Was ein WEG-Verwalter nicht darf: Grenzen und Missverständnisse
Keine Alleinentscheidungen ohne Beschluss
Viele Entscheidungen bedürfen eines vorangegangenen Beschlusses der Eigentümer, etwa bei großeren Investitionen, baulichen Veränderungen oder Vertragslaufzeiten. Der Verwalter darf hier nicht eigenmächtig handeln.
Keine Überschreitung der Vertretungsmacht
Zwar darf der Verwalter im Namen der WEG auftreten, doch bei Vertragsabschlüssen oder juristischen Auseinandersetzungen sind klare Vollmachten erforderlich. Überschreitet er diese, haftet er ggf. persönlich.
Keine Missachtung von Mehrheitsbeschlüssen
Ein Verwalter darf keine persönlichen Interessen oder Einzelmeinungen umsetzen, sondern muss sich an demokratisch gefasste Beschlüsse halten – auch wenn er anderer Meinung ist.
Keine Pflicht zur Einzelberatung von Eigentümern
Ein Verwalter ist nicht verpflichtet, jeden Eigentümer einzeln zu beraten oder Anfragen außerhalb des Verwaltervertrags umfassend zu bearbeiten. Hier gilt: Pflicht zur Information ja, aber nicht zur privaten Rechtsberatung.
Häufige Konflikte mit Verwaltern – und wie man sie löst
Konflikte mit dem WEG-Verwalter entstehen meist durch fehlende Kommunikation, verspätete Umsetzung von Beschlüssen oder undurchsichtige Abrechnungen. Auch intransparente Entscheidungswege und fehlende Rückmeldungen auf E-Mails oder Beschwerden sind häufige Auslöser.
Was tun?
- Das erste Mittel sollte immer das Gespräch sein – idealerweise gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat.
- Bleibt der Konflikt bestehen, kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung beantragt werden.
- Bei Pflichtverletzungen steht Eigentümern der Weg zur Abberufung oder zur gerichtlichen Klärung offen.
Ein professioneller Verwalter nimmt Kritik ernst, dokumentiert Vorgänge nachvollziehbar und sucht aktiv den Dialog mit Eigentümern.
Auf einen Blick: Was darf der Verwalter mit und ohne Beschluss?
| Maßnahme | Ohne Beschluss | Nur mit Beschluss | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Kleinreparaturen (< 500 €) | ✅ | Laufende Verwaltung | |
| Großsanierung (Dach, Heizung) | ✅ | Finanzvolumen erfordert Abstimmung | |
| Einberufung Eigentümerversammlung | ✅ | Gesetzlich vorgeschrieben | |
| Abschluss Hausmeistervertrag | ✅ | Über 1 Jahr Laufzeit nur mit Beschluss | |
| Kontowechsel | ✅ | Finanzielle Transparenz nötig |
Checkliste für Eigentümer: Rechte & Pflichten im Blick behalten
- Liegt eine aktuelle Verwalterbestellung per Beschluss vor?
- Werden Beschlüsse protokolliert und fristgerecht umgesetzt?
- Erfolgt die Einberufung der Eigentümerversammlung ordnungsgemäß?
- Sind Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan transparent und nachvollziehbar?
- Werden Angebote für Sanierungen offen gelegt?
- Hält sich der Verwalter an seine Vertretungsbefugnisse?
Wer hier mehrfach mit „Nein“ antwortet, sollte das Gespräch mit dem Verwaltungsbeirat oder einem Fachanwalt suchen.
Praxiswissen: Der zertifizierte Verwalter gemäß §26a WEG
Seit 2022 dürfen Verwalter nur noch dann dauerhaft tätig sein, wenn sie die Qualifikation zum zertifizierten Verwalter nach §26a WEG nachweisen können. Dies betrifft sowohl neue Verwalter als auch bestehende Bestellungen. Das Zertifikat wird von der Industrie- und Handelskammer (IHK) nach bestandener Prüfung ausgestellt.
Für Eigentümer bedeutet dies mehr Sicherheit in Bezug auf Fachwissen und rechtssichere Verwaltung. Bei BTN Immobilien legen wir besonderen Wert auf diese Qualifikation und bilden uns laufend weiter.
👉 Erfahren Sie hier mehr über unsere WEG-Verwaltung
FAQ: Häufige Fragen zur Rolle des Verwalters
Wer kontrolliert den WEG-Verwalter?
In der Regel übernimmt der Verwaltungsbeirat die Kontrolle und Unterstützung. Eigentümer können zudem Einsicht in Protokolle, Rechnungen und Verträge verlangen.
Kann der Verwalter ohne Eigentümerversammlung Entscheidungen treffen?
Nur in laufenden Verwaltungsangelegenheiten (z. B. Wartung, Reparatur kleinerer Schäden). Alles darüber hinaus bedarf eines Beschlusses.
Wie kann ein Verwalter abberufen werden?
Ein Verwalter kann jederzeit mit Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft abberufen werden. Wichtig: auch der Verwaltervertrag muss ggf. gekündigt werden.
Was tun bei Pflichtverletzung des Verwalters?
Zunächst empfiehlt sich die schriftliche Rüge. Bleiben Missstände bestehen, kann der Verwalter ggf. abberufen oder auf Schadensersatz verklagt werden.
Muss ein Verwalter auf E-Mails einzelner Eigentümer reagieren?
Grundsätzlich ja – aber in angemessenem Rahmen. Die Bearbeitung muss dem Verwaltervertrag und dem Interesse der Gemeinschaft entsprechen.
Dürfen Eigentümer Originalbelege einsehen?
Ja, gemäß §18 Abs. 4 WEG haben Eigentümer das Recht auf Einsichtnahme in Abrechnungsbelege und Verträge der Gemeinschaft. Der Verwalter muss diese Einsicht gewähren – allerdings in den Räumen der Verwaltung und nach Terminabsprache.
Muss ein Verwalter neutral sein?
Ja, der Verwalter ist zur Neutralität verpflichtet und darf nicht einseitig im Sinne einzelner Eigentümer handeln. Das gilt auch für Interessenkonflikte mit Dienstleistern oder Eigentümern.
Fazit
Ein WEG-Verwalter hat weitreichende Aufgaben und Verantwortung, ist aber zugleich an gesetzliche Grenzen gebunden. Für Eigentümer ist es wichtig zu wissen: Was darf ein WEG-Verwalter und was nicht? Nur so können sie ihre Rechte wahrnehmen und eine funktionierende, vertrauensvolle Verwaltung sicherstellen. Bei BTN Immobilien setzen wir auf Transparenz, Rechtssicherheit und zertifizierte Fachkompetenz für Ihre WEG.
Sie suchen eine rechtssichere und professionelle WEG-Verwaltung?
BTN Immobilien ist Ihr zertifizierter Partner für moderne, gesetzeskonforme WEG-Verwaltung.
👉 Jetzt unverbindlich beraten lassen!
